Un poste d’assistant administratif est ouvert chez DEISO LLC to support the administration work and management of the company. This position requires full Japanese proficiency and a business level of English communication.
Informations générales
Ichibancho 2-6-1, arrondissement d’Aoba
Sendai, Miyagi
980-0811, Japon
Missions
- Assurer un soutien administratif pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails, organiser les réunions et accompagner les clients et visiteurs.
- Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la saisie, la copie, la reliure et la numérisation.
- Remplir et soumettre des demandes en japonais.
- Trier et distribuer le courrier au sein de l’équipe.
- Préparer des communications, notes de service, e-mails, factures, reçus, devis, etc.
- Gérer et maintenir les systèmes de classement numériques et physiques.
- Gérer les comptes et assurer la tenue de la comptabilité.
- Répondre aux besoins de l’entreprise en planifiant et en répartissant les demandes afin d’améliorer les résultats, grâce aux échanges avec les clients par téléphone, e-mail et lors de réunions.
- Organiser les déplacements des membres de l’équipe, notamment les réservations de vols et d’hôtels.
- Soutenir l’équipe en réalisant des tâches d’organisation et de communication.
- Fournir les informations demandées par le responsable et formuler, le cas échéant, des recommandations.
- Contribuer aux efforts de l’équipe en atteignant les résultats attendus.
- Gérer les fournitures en contrôlant les stocks, en planifiant les approvisionnements et en passant ou en accélérant les commandes.
- Organiser des réunions, téléconférences et webinaires.
- Soutenir et collaborer avec les autres assistants administratifs selon les besoins.
Exigence linguistique
- Parfaite maîtrise du japonais à l’oral comme à l’écrit, ainsi qu’un niveau d’anglais professionnel.
Qualifications
- Excellente connaissance de la culture d’entreprise japonaise.
- Excellentes compétences en communication et en gestion.
- Faire preuve de courtoisie et de professionnalisme dans les échanges téléphoniques et par e-mail.
- Communiquer avec les clients de manière professionnelle et assurée.
- Utiliser l’outil informatique avec aisance et assurance.
- Capacité à travailler efficacement de manière autonome tout en s’intégrant dans une équipe.
- Compétences en reporting.
- Maîtrise de la rédaction administrative.
- Maîtrise de Microsoft Office : MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, MS-Outlook et MS-OneNote.
- Excellente capacité de gestion des tâches.
- Excellente capacité de gestion du temps.
- Excellente capacité d’organisation.
- Capacité à analyser et synthétiser les informations.
- Solides compétences en gestion de tâches multiples.
- Professionnalisme.
- Connaissances en fiscalité et en comptabilité de base.
- Gestion des fournitures.
- Gestion des stocks.
- Connaissance des plateformes de communication numérique et des outils de travail à distance.
Formation et expérience requises
- Une licence est requise.
- Au moins trois ans d’expérience en administration d’entreprise.
- Une connaissance de l’environnement, des enjeux environnementaux, de la durabilité et du développement durable constitue un atout.
Application
Veuillez envoyer votre curriculum vitae complet, incluant votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, à accompagné d’une lettre de motivation en anglais. Veuillez indiquer le numéro ID de poste dans l’objet de l’e-mail. Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter à .
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.
À propos de DEISO
DEISO (Integrated Environmental Sustainability Oriented Research and Development) est une entreprise de développement durable basée à Sendai, au Japon, qui génère des bénéfices et un impact positif pour les entreprises et les industries, ainsi que de la valeur pour la planète, les établissements universitaires et les personnes. Nous proposons des services professionnels répondant aux besoins liés aux objectifs de durabilité, à l’efficacité, à la demande énergétique et à la rentabilité, grâce à la R&D, des services axés sur la durabilité, des solutions de réduction des émissions de CO₂, des logiciels de recherche, solutions cloud de développement durable, ainsi qu’un accompagnement en matière de durabilité pour les pays émergents.
