Stellenangebot: Administrative Assistenz

Grundinformationen

Aufgaben

• Unterstützung des reibungslosen Unternehmensablaufs durch die Erledigung täglicher Verwaltungsaufgaben.
• Annahme von Telefonanrufen, Bearbeitung von E-Mails, Organisation von Besprechungen sowie Unterstützung von Kundinnen, Kunden und Besuchenden.
• Ausführung von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Texterfassung, Kopieren, Binden und Scannen.
• Ausfüllen und Einreichen von Anträgen auf Japanisch.
• Post für das Team zusammenstellen und verteilen.
• Erstellung von Schriftverkehr wie Memos, E-Mails, Rechnungen, Belegen und Angeboten.
• Verwaltung und Pflege digitaler sowie physischer Ablagesysteme.
• Verwaltung von Konten und Durchführung der Buchhaltung.
• Geschäftliche Anforderungen durch Planung und Zuweisung von Anfragen erfüllen sowie Arbeitsergebnisse durch die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden per Telefon, E-Mail und in Besprechungen verbessern.
• Dienstreisen für Teammitglieder organisieren, beispielsweise durch die Buchung von Flügen und Hotels.
• Unterstützung des Teams durch organisatorische und kommunikationsbezogene Aufgaben.
• Auf Anforderung der Führungskraft Informationen bereitstellen und bei Bedarf Empfehlungen aussprechen.
• Zum Teamerfolg beitragen, indem die erforderlichen Ergebnisse erzielt werden.
• Materialbestände verwalten, indem Bestände geprüft, Lieferungen geplant sowie Bestellungen ausgelöst und beschleunigt werden.
• Besprechungen, Telefonkonferenzen und Webinare organisieren.
• Bei Bedarf andere Verwaltungsassistenzen unterstützen und mit ihnen zusammenarbeiten.

Sprachanforderung

• Fließende mündliche und schriftliche Japanischkenntnisse sowie Englischkenntnisse auf Geschäftsniveau.

Qualifikationen

• Umfassende Vertrautheit mit der japanischen Geschäftskultur.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Managementfähigkeiten.
• Höflichkeit und Professionalität in der telefonischen und schriftlichen Kommunikation.
• Professionelle und souveräne Kommunikation mit Kundinnen und Kunden.
• Sicherer und souveräner Umgang mit Computern.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv im Team zu agieren.
• Fähigkeit zur Berichterstattung.
• Sicheres Verfassen von Verwaltungstexten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office: MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, MS-Outlook und MS-OneNote.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten im Aufgabenmanagement.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten im Zeitmanagement.
• Fortgeschrittene Organisationsfähigkeit.
• Analyse und Zusammenfassung von Informationen.
• Ausgeprägte Multitasking-Fähigkeiten.
• Professionalität.
• Verständnis von Steuern und Grundlagen der Buchhaltung.
• Materialmanagement.
• Bestandsmanagement.
• Kenntnisse digitaler Kommunikationsplattformen und Tools für die Remote-Arbeit.

Erforderliche Ausbildung und Erfahrung

• Ein Bachelorabschluss ist erforderlich.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unternehmensverwaltung.
• Kenntnisse über Umwelt, Umweltthemen, das Konzept der Nachhaltigkeit und nachhaltige Entwicklung sind von Vorteil.

Anwendung

Über DEISO

DEISO (Integrated Environmental Sustainability Oriented Research and Development) ist ein in Sendai, Japan, ansässiges Nachhaltigkeitsunternehmen, das Unternehmen und Branchen wirtschaftlichen Nutzen und Wirkung bietet sowie Mehrwert für den Planeten, akademische Einrichtungen und Menschen schafft. Mit Forschung und Entwicklung bieten wir professionelle Dienstleistungen zur Erfüllung von Anforderungen an Nachhaltigkeitsziele, Effizienz, Energiebedarf und Rentabilität, nachhaltigkeitsorientierte Dienstleistungen, Lösungen zur Reduzierung von CO₂, Forschungssoftware, cloudbasierte Nachhaltigkeitslösungen, und Nachhaltigkeitsunterstützung für Schwellenländer.